Errores Comunes en el Cálculo y Uso del Fondo de Imprevistos en las Copropiedades

El fondo de imprevistos es una reserva que se debe registrar contablemente con base en los excedentes de la copropiedad y no llevar como una provisión al gasto.

En este Post vamos a explicar en detalle que es el fondo de imprevistos, como se calcula de acuerdo a la ley 675 de 2001, su manejo contable y excepciones dependiendo de los resultados de la operación.

Autor: Harold Andrés García – Contador Público Especialista en Auditoria, Riesgos y Finanzas Corporativas.

Director General en HG AudiConsultores.
Perfil Linkedin: https://www.linkedin.com/in/harold-andres-magister-en-finanzas

Contenido del índice

1.        Definición y cálculo del fondo de imprevistos.
2.        Manejo contable del fondo de imprevistos.
3.        Excepciones en la utilización del fondo de imprevistos. Incluye la utilización por la emergencia sanitaria del Covid-19.
4.        Ejemplos de registros contables del fondo de imprevistos.
5.        Presentación del fondo de imprevistos en el estado de resultados integral.
6.        Obsequio: Planilla de auditoria para el cálculo del fondo de imprevistos.

Definición y cálculo del fondo de imprevistos.

Error # 1: Considerar el fondo de imprevistos como un gasto y no como una reserva.

El fondo de imprevistos es un ahorro (reserva) que se hace de manera anual con base en el presupuesto de gastos de la copropiedad y que sirve para cubrir obligaciones o expensas imprevistas. Algunas definiciones de expensas imprevistas son: Daño de un equipo o repuesto (ascensor, planta de emergencia, planta de tratamiento de aguas residuales, escalera eléctrica), Reposición de equipos por robo o las expensas tendientes a dar cumplimiento a un mandamiento legal.

El artículo 35 de la ley 675 de 2001 define el fondo de imprevistos en la siguiente forma:

“-La persona jurídica constituirá un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1 %) sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes.

El administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal.”

Error # 2: No dejar formulado el cálculo del fondo de imprevistos al total del presupuesto de gastos el cual es cambiante.

Se ha hecho costumbre que las copropiedades constituyan el fondo mínimo del 1%, sin embargo se puede apropiar un porcentaje mayor.

El fondo de imprevistos al ser un ahorro (reserva) depende de los excedentes que genere la copropiedad al 31 de diciembre, por tal razón si al cierre del periodo se generaron déficits no habrá lugar a constituir reserva y en el punto de la aprobación de los estados financieros la asamblea debe ratificar (autorizar) el que el fondo de imprevistos de dicho año sea utilizado para cubrir parte de los mayores gastos incurridos durante el periodo.

“Si en la ejecución presupuestal los gastos son mayores al ingreso, quiere decir que se gastó más dinero del que se planeó recibir, por tanto no quedo dinero para ahorrar o constituir una reserva”.

Manejo contable del fondo de imprevistos.

Error # 3: Registrar un gasto por provisión para el fondo de imprevistos contra una reserva en el patrimonio.

Como lo habíamos mencionado previamente, el fondo de imprevistos es una reserva que se debe registrar contablemente con base en los excedentes de la copropiedad y no llevar como una provisión al gasto.

El consejo técnico de la contaduría pública (CTCP) emitió en 2018 el concepto 445 en el cual compila todos los conceptos emitidos por el CTCP desde el año 2014 hasta mayo 2018 y determina el tratamiento contable de los fondos de imprevistos así:

1.        Causación de cuotas ordinarias y fondo de imprevistos: Se debe registrar de manera separada en las cuentas de cartera e ingresos la parte correspondiente a cuota de administración y la parte que corresponde a fondo de imprevistos.
2.        Recaudo de cuotas ordinarias y fondo de imprevistos: Se registra en el banco los dineros recaudados y se abona a la cartera de cada copropietario el valor correspondiente a la cuota de administración y el valor de la cartera por fondo de imprevistos.
3.        Restringir dineros recaudados del fondo de imprevistos: Teniendo en cuenta la liquidez de la copropiedad y la certeza de que al cierre del periodo se van a presentar excedentes, se trasladan los valores recaudados de la cuenta bancaria a una cuenta restringida (cuenta ahorros, CDT, fiducia).
4.        Constitución de la reserva por fondo de imprevistos: Al cierre del periodo cuando se elaboren los estados financieros, se determina el excedente final de la copropiedad y se procede a incluir la reserva del fondo de imprevistos que debe ser igual al 1% del presupuesto de gastos del año. Contablemente se realiza el cierre de las cuentas del estado de resultados y luego se reclasifica de la cuenta de excedentes del ejercicio el valor del fondo de imprevistos contra la cuenta de reservas estatutarias por fondo de imprevistos.

Si el resultado al final del periodo genero un déficit no es requerido constituir reserva por fondo de imprevistos y se pueden liberar los recursos restringidos si se apropiaron.

“El consejo técnico no considera pertinente que se reconozca un gasto contra una reserva en el patrimonio, toda vez que para que se origine un gasto debe haber una disminución del activo o incremento del pasivo (cosa que no ocurre).”.

Excepciones en la utilización del fondo de imprevistos. Incluye la utilización por la emergencia sanitaria del Covid-19.

Las consideraciones del concejo técnico de la contaduría pública (CTCP) para la utilización del fondo de imprevistos son las siguientes:

1.        Cuando en la ejecución presupuestal los gastos son superiores a los ingresos facturados por cuotas de administración quiere decir que la copropiedad ya utilizo el fondo de imprevistos del año en alguno de los gastos que están por encima de lo presupuestado. En este caso se debe mencionar así en la asamblea y ratificar la autorización de que dicho fondo sea utilizado dentro del año para cubrir parte del déficit del periodo.
2.        De manera previa al punto uno, la asamblea podría autorizar a la administración o al consejo para que se pueda disponer durante el periodo de los recursos líquidos del fondo de imprevistos, cuando los ingresos ordinarios no sean suficientes para cubrir los costos y gastos de la co-propiedad durante el periodo.
3.        Los recursos del fondo de imprevistos de periodos anteriores pueden ser utilizados previa aprobación de la asamblea general, sin embargo en la práctica no se aprueban recursos sobre hechos inciertos. Cuando se presenta un imprevisto que afecta de manera significativa la operación de la copropiedad y a los copropietarios en general, en ocasiones se hacen utilizaciones de los recursos restringidos del fondo y son llevados a la asamblea general para que sea ella misma quien los apruebe o impruebe. En algunas ocasiones si la cuantía de las erogaciones compromete una gran cantidad del fondo de imprevistos se debe evaluar la posibilidad de convocar a una asamblea extraordinaria.
4.        Uso del fondo de imprevistos durante la emergencia sanitaria provocada por el Covid-19. De acuerdo con el Decreto 579 del 15 de abril de 2020, durante el periodo comprendido entre el 15 de abril y el 30 de junio de 2020 los administradores de propiedad horizontal que hayan visto afectado su recaudo de cuotas de administración, podrán hacer erogaciones con cargo al fondo de imprevistos, para cubrir los gastos habituales de operación de la copropiedad, requiriendo únicamente la aprobación previa del Consejo de Administración.

Ejemplos de registros contables del fondo de imprevistos.

Error # 4: No llevar de manera separada la cartera de cuotas de administración que corresponde al fondo de imprevistos.

Error # 5: No llevar de manera separada el ingreso que corresponde al fondo de imprevistos.

El concepto 445 de junio de 2018 emitido por el CTCP incluye el siguiente ejemplo hipotético sobre los registros contables por los recursos obtenidos del fondo de imprevistos:

Enunciado: “Una copropiedad causa durante el periodo de su informe financiero cuotas ordinarias por valor de $50,000, y establece en $500 (1%) la cuota del fondo de imprevistos, la cual se establece a partir del presupuesto anual de gastos, el cual es igual al importe de los ingresos y se recauda conjuntamente con las cuotas ordinarias. Durante el periodo solo se recauda el 80% de las cuotas ordinarias y del fondo de imprevistos, quedando un saldo vencido del 20% en la cuenta de cuotas por cobrar. Durante el periodo del informe se utiliza $200 del fondo de imprevistos en actividades que no fueron previstas en el presupuesto anual de ingresos y gastos de ese periodo; el saldo será utilizado en otros periodos.”

Los registros contables son los siguientes:

Cuenta	Descripción	Debito	Crédito
Causación cuotas ordinarias y fondo imprevistos
130501	CxC - Cuotas ordinarias	50.000
130502	CxC - Fondo imprevistos	500
41xxx	Ingresos - Cuotas ordinarias		50.000
42xxx	Otros ingresos - Fondo imprevistos		500
Recaudo de cuotas ordinarias y fondo de imprevistos
1110xx	Disponible - bancos	40.400
130501	CxC - Cuotas ordinarias		40.000
130502	CxC - Fondo imprevistos		400
Reclasificación de los recursos recaudados del fondo de imprevistos
1120xx	Efectivo Restringido - fondo de imprevistos	400
1110xx	Disponible - bancos		400
Utilización de los recursos del fondo de imprevistos durante el periodo
51xxxx	Gastos no previstos	200
1120xx	Efectivo Restringido - fondo de imprevistos		200
Apropiación de excedentes al final del periodo (no aplica cuando no se generan excedentes o déficit)
3605xx	Excedentes del periodo (utilidades acumuladas no apropiadas)	300
33xxxx	Reservas - Fondo de imprevistos (incluye la parte causada pero no recaudada)		300
Uso del fondo de imprevistos en otro periodo
51xxxx	Gastos no previstos	200
1120xx	Efectivo Restringido - fondo de imprevistos		200
3605xx	Excedentes del periodo (utilidades acumuladas no apropiadas)		200
33xxxx	Reservas - Fondo de imprevistos (incluye la parte causada pero no recaudada)	200

Presentación del fondo de imprevistos en el estado de resultados integral.

Error # 6: No se presenta el fondo de imprevistos como una reserva en el estado de resultados integral.

A continuación se muestra un modelo de presentación del estado de resultados integral donde se observa la presentación del fondo de imprevistos como una reserva:

Obsequio: Planilla de auditoria para el cálculo del fondo de imprevistos.

Suscríbete al Blog para enviarte a tu correo electrónico una planilla en Excel con la que podrás:

1.        Observar el detalle de las normas que aplican al fondo de imprevistos.
2.        Verificar el adecuado cálculo del fondo de imprevistos y la reserva por fondo de imprevistos.
3.        Confrontar los saldos del fondo de imprevistos en el activo vs las reservas constituidas en el patrimonio.